Tag kontrollen over dine e-mails

e-mail og stressFlere og flere oplever, at de bruger mere og mere tid på e-mails. Gælder det også dig? Nedenfor har jeg række gode råd til, have du ikke skal gøre, og til, hvad du kan gøre, for at få kontrol over dine e-mails.

En lyd eller et lille vindue, hver gang du får en e-mail

Notifikationer på e-mails er en rigtig god måde at distrahere sig selv på, således at man ikke arbejder for effektivt. Det tager måske kun 15 sekunder at skimme e-mailen igennem, men det kan tage op til 15 minutter, før man igen har fuldt fokus på det, man er i gang med.

Fjern alle notifikationer. Fjern også gerne den automatiske opdatering af indbakken, således at du skal trykke på en “opdater” knap for at se, om der er kommet nye e-mails. På den måde har du kontrollen og kan arbejde koncentreret uden at blive distraheret af nye e-mails.

Mange på som cc

Hvis man i gennemsnit sætter én person på som cc, så fordobler man det samlede antal af e-mails. Hvis man sætter tre på som cc, så firdobler man antallet af e-mails. Så cc er en effektiv måde til at drukne hinanden med e-mails.

Sæt kun personer på som cc, hvis det er absolut nødvendigt. Brug hellere bcc, da man så effektivt undgår, at modtageren sender svar til alle. På den måde er du med til at reducerer antallet af e-mails. Prøv også at få andre
med på ideen.

Hurtigt svar på e-mails

Jo hurtigere man svare, jo hurtigere forventer andre, at de skal svare. På de måde kan man nå at sende mange flere mails frem og tilbage med kun delvis gennemtænkte svar, end hvis man f.eks. kun svarer på e-mails én gang om dagen. Så dette vil også effektivt øge antallet at e-mails

Svar på e-mails én eller to gange om dagen. Hvis noget er mere akut end det, så er det langt bedre at bruge telefonen eller at mødes. Nogle gange skal man svare langsomt. På den måde er du med til at sætte et fornuftigt forventningsniveau i stedet for måske at skrue det urimeligt op.

Følelsesladede eller uklare e-mails

E-mails er ofte en effektiv måde at skabe misforståelser på, hvis det ikke er meget konkret ting, man skriver om. Selv om man selv tror, man har skrevet noget tydeligt, så kan man næsten være sikker på, at modtageren opfatter det anderledes. På den måde kan man skabe eskalerende konflikter og endnu flere e-mails, og måske ligefrem inddrage endnu flere personer. Under alle omstændigheder kan man bruge meget tid på at udrede uoverensstemmelserne bagefter.

Brug aldrig e-mail til følsomme ting, eller hvis der kan være holdningsforskelle. Disse løses langt bedre over telefonen eller ved at mødes. På den måde undgår du både mange e-mails og mange misforståelser.

Online hele tiden – Smartphones

Mange af ovenstående ting er ofte kombineret ved hele tiden at være online med sin e-mail på sin smartphones. På den måde vil man ikke alene fjeren fokus fra sit arbejde men også nærværet til sin familie, venner og bekendte.

Hold fri fra din e-mail. Lav nogle regler for dig selv, f.eks. at du ikke tjekker e-mails, før du er taget hjemmefra om morgenen, efter kl. 20 og aldrig om søndagen. Sørg også for, at indbakken ikke opdateres automatisk. På den måde kan du være mere fokuseret og nærværende, og du undgår afhængighed af e-mails.

Alle e-mails i indbakken

En sikker måde at miste overblikket på, er at have alle mails liggende i indbakken. Måske kan man forsøge at bevare en smule overblik med forskellige markeringer af de indkomne mails, med der findes bedre løsninger.

Når du én, to eller måske tre gange om dagen gennemgår din indbakke, kan du gøre det på følgende måde, hvor du skal bruge tre ekstra mapper: “arkiv”, “to-do” og “se på senere”:

1) Er mailen ligegyldig, så tryk øjeblikkeligt på slet knappen. Hvis du er i tvivl, så tryk også på slet knappen. Gør det hellere en gang for meget end en gang for lidt. Det er ikke så farligt, fordi hvis du fortryder, så ligger den blot i mappen for slettede mails, hvor du kan få fat i den igen.

2) Hvis du umiddelbart kan besvare mailen (indenfor f.eks. 1 minut), så gør det. Flyt den derefter over i “arkiv” mappen.

3) Hvis det er en mail, du skal tage aktion på, og som ikke blev behandlet under punkt 2, så flyt den over i “to-do” mappen.

4) Alle andre mails flytter du over i en “se på senere” mappe (vel vidende, at du måske aldrig kommer til at se på dem igen, med mindre der er noget specifikt du søger på, eller du keder dig en fredag eftermiddag).

En gang om dagen skal du så eksplicit afsætte tid til at gennemgå “to-do” mappen. Vær realistisk omkring dette, og for mange tager det 1-3 timer dagligt. Husk også her at være flittig med slet knappen, hvis noget er forældet eller blevet ligegyldigt. Flyt færdigbehandlede mails over i “arkiv” mappen. Bruge evt. flag eller farver til at angive prioriteter.

E-mailhåndtering kan gøres på mange forskellige måder, hvor ovenstående måde er en af de simple, og derfor også lettest at implementere.

Dine erfaringer

Skriv gerne om dine erfaringer med e-mails, enten med ovenstående råd eller helt andre erfaringer, nedenfor.

Med venlig hilsen
Bjarne Toftegård

5 comments on “Tag kontrollen over dine e-mails

  1. En god måde at vende andre til at man ikke svarer med det samme, kan være at lave et autosvar om at du har modtaget mailen og vender tilbage når du har haft lejlighed til at håndtere den.
    Så er der ro på afssenderen, som ved du har modtaget dennes mail.
    mvh Anen

  2. Annemette

    Nu har jeg sat det op på min arbejdsmail i går. Delt det ind i “arkiv”, “igangværende” og “kigge på senere”. I min arkivmappe har jeg så delt ind i de forskellige kategorier jeg sidder og arbejder med. Indtil videre er det meget overskueligt. Er der taget hånd og en sag i igangværende bliver det så enten slettet eller flyttet til arkivet, hvis det er noget der er relevant at kigge på. Nu prøver jeg det i hvert fald og ser ad.

  3. Joan Nieln

    Bare det at flytte emails væk fra indbakken gør mig roligere. Jeg glæder mig til at bruge det nye system

  4. Jeg kunne ønske at høre, om I opfatter mail- høflighed i form af “tak for dit svar” mv. som en god ting eller snarere som “endnu en ligegyldig mail, jeg skal bruge tid på…” Jeg tænker her på, hvis man har sendt en forespørgsel, som man har modtaget et svar på. Og hvor man egentlig ikke har andet at sige end tak….
    Kommer der for mange af den slags høflighedsmails i jeres indbakke?
    mvh
    Anneli

  5. Hej Anneli.
    Jeg modtager mange takke-mails, og dem er jeg glad for. Men generelt er kulturen, at man ikke sender unødige mails. Det er høfligt ikke at sende unødige mails (og “tak for din svar” vil ofte være i den kategori). Min anbefaling vil være, kun at sende takke-mails, når der er noget særligt at takke for.
    Mvh. Bjarne Toftegård

Submit comment

Allowed HTML tags: <a href="http://google.com">google</a> <strong>bold</strong> <em>emphasized</em> <code>code</code> <blockquote>
quote
</blockquote>